Son güncelleme: 31 Ekim 2026

Web Sitesi Randevu ve İletişim Aydınlatma Metni

Çayyolu Psikolojik Danışmanlık Merkezi
Konutkent Mah. Elmar Towers E Blok No 114, Çankaya/Ankara
Telefon: 0 (530) 383 07 42
E-posta: bilgi@cayyolupsikoloji.com

Bu metin, web sitesi üzerinden yürütülen randevu oluşturma, iletişim ve sitenin güvenli işletimi süreçleri hakkında bilgi verir. Danışmanlık sırasında yürütülen klinik değerlendirme ve danışan dosyası işlemlerini bütünüyle kapsamaz.

Toplanan bilgiler ve amaçları

Randevu formunda ad-soyad, telefon, hizmet tercihi, randevu günü ve saati alınır. Bu bilgiler randevunun oluşturulması, takvimin yönetilmesi ve randevuyla ilgili iletişim için kullanılır. İletişim formunda ad-soyad, e-posta, isteğe bağlı telefon, konu ve mesaj alınır; talebin değerlendirilmesi ve yanıtlanması için kullanılır.

Web sunucusunda IP adresi, erişim tarihi/saati, istenen sayfa, tarayıcı bilgileri ve işlem/hata kayıtları oluşabilir. Bunlar erişim sorunlarının giderilmesi, kötüye kullanımın önlenmesi ve sistem güvenliği için işlenir. Veriler formlar, seçtiğiniz iletişim kanalları ve site kullanımı sırasında elektronik ortamda elde edilir.

Çocuklar için başvuruyu veli yapmalıdır. Formlarda tanı, test sonucu, ayrıntılı sağlık öyküsü veya üçüncü kişilere ait gereksiz bilgi paylaşmayın. Görüşme içeriği ve klinik belgeler web formlarından istenmez.

Hukuki sebepler ve kapsam sınırı

Özel nitelikli olmayan randevu ve iletişim bilgilerinin sözleşme kurulması veya ifası için gerekli kullanımı KVKK m.5/2-c; somut bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli kullanımı m.5/2-e kapsamında değerlendirilir. Güvenlik amaçlı teknik kayıtlar, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek ve gerekli/ölçülü olmak şartıyla m.5/2-f kapsamındaki meşru menfaat için işlenir.

Hizmet tercihi veya serbest mesaj sağlıkla ilgili bilgi içerebilir. Sağlık verilerinin işlenmesinde KVKK m.6’daki ayrı koşullar uygulanır; yukarıdaki m.5 sebepleri sağlık verileri için tek başına dayanak değildir. Bu metin açık rıza değildir ve onay verilmiş sayılmasını sağlamaz. Danışmanlığa özgü özel nitelikli veri işlemleri için uygun hukuki koşul ve ayrı bilgilendirme hizmet sürecinde belirlenmelidir.

Alıcılar ve hizmet sağlayıcılar

Barındırma ve e-posta altyapısı Hosting.com.tr üzerinden sağlanır. Randevu bildirimleri için kullanılan Netgsm, gerekli telefon numarası, mesaj ve gönderim/teslim bilgilerini işler. İşletme içinde randevu ve iletişim kayıtlarına erişim uzman psikologla sınırlandırılmıştır; altyapı sağlayıcılarının hizmet için gerekli teknik işlemleri bu iç erişim sınırından ayrıdır. Yetkili kurumlara yalnız ilgili hukuki gereklilik kapsamında bilgi verilebilir.

Online görüşmeler Zoom üzerinden yapılır; merkez görüşme kaydı, otomatik transkripsiyon veya yapay zekâ özeti kullanmaz. Tercih edilirse WhatsApp üzerinden de iletişim kurulabilir. Bu hizmetlerin teknik veri işlemesi, görüşmenin kaydedilmemesi hâlinde de söz konusu olabilir. İletişim sayfasındaki Google haritası dış kaynaktır. Bu hizmetler açısından verilerin yalnız Türkiye’de kaldığına ilişkin bir taahhüt verilmez. Yurt dışı aktarımlar KVKK m.9’daki koşullara tabidir; bu metin tek başına aktarım izni veya hukuki mekanizma oluşturmaz. WhatsApp kullanmak zorunlu değildir; telefon ve e-posta kanalları da kullanılabilir.

Saklama ve silme süreleri

• Geçmiş tarihli randevu kayıtları, işletmenin aylık silme uygulaması kapsamında her ayın 1’inde silinir. Gelecek tarihli randevular korunur.
• İletişim e-postaları 1 ay saklanır.
• Çayyolu sitesine ait bildirim işlem loglarında ve hesaptaki alan adına özel web erişim arşivlerinde saklama hedefi 30 gündür. Süresi dolan, tarih bilgisi doğrulanabilen kayıtlar günlük otomatik temizleme görevinde kalıcı olarak kaldırılır. Henüz yazılmakta olan dosyalar veri kaybını önlemek için son yazımdan 48 saat geçene kadar işleme alınmaz. Bu nedenle aktif aylık web arşivlerindeki silme, dosya yazımının tamamlanmasını izleyen temizlemeye kalabilir.
• Görüşme notları ve test sonuçları internet sitesinde barındırılmaz.

Bu log kuralı, barındırma sağlayıcısının yönettiği aktif/ortak sunucu loglarını, sunucu yedeklerini, SMS sağlayıcısının kayıtlarını ve diğer hizmet sağlayıcılarındaki bağımsız kopyaları kapsamaz. Bunlar için aynı anda veya kesin 30 günde silinme taahhüdü verilmemektedir. Randevu kaydının silinmesi, yedeklerin ve sağlayıcı kayıtlarının eş zamanlı silindiği anlamına gelmez. Somut bir hukuki yükümlülük veya uyuşmazlık nedeniyle ayrı muhafaza gerekiyorsa kapsam ve süre ilgili gereklilikle sınırlandırılır.

Haklarınız ve başvuru

KVKK m.11 kapsamında verilerinizin işlenip işlenmediğini, amacını ve aktarıldığı alıcıları öğrenebilir; yanlış verilerin düzeltilmesini, koşulları oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteyebilirsiniz. Yalnız otomatik analiz nedeniyle aleyhinize doğan sonuca itiraz edebilir ve hukuka aykırı işlemeden kaynaklanan zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzu yukarıdaki adrese yazılı olarak veya daha önce merkeze bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e-posta adresinizden bilgi@cayyolupsikoloji.com adresine iletebilirsiniz. Mevzuattaki diğer başvuru usulleri saklıdır. Başvuruda ad-soyad, talep konusu, iletişim/tebligat bilgileri ve mevzuatın gerektirdiği kimlik/imza bilgileri yer almalıdır. Kimlik belgesinin tamamı rutin olarak talep edilmez; gerekli doğrulama ölçülü tutulur.

Başvurular şirket tarafından mümkün olan en kısa sürede, en geç 30 gün içinde yanıtlanır. İşlemler esas olarak ücretsizdir; ek maliyet hâlinde yalnız mevzuatın izin verdiği ücret uygulanabilir.